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可以參考看看我以下所寫的這篇文章

 

 

 

熟記句型、複製貼上,三行寫好英文e-mail

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經理人月刊作者整理.撰文 / 張玉琦 編輯 / 齊立文 | 經理人月刊 – 2014年12月4日 下午12:39

每天上班,一坐到辦公桌前的第一件事是什麼?許多人的回答都是:打開電腦,點開e-mail,收信、回信。
面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具,絕大多數人都用得順手順暢,因為要寫出一封中文e-mail,文筆好壞見仁見智,要達意並不難。

如果突然要你寫一封英文e-mail呢?你可能會發現自己立即陷入這樣的窘境:光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說,就讓你抓破頭、耗去了大半天的時間;寫完後,也不太確定自己寫的對不對,懷疑真的可以寄出去了嗎?

無論是中文、英文e-mail,目的都在於清楚溝通訊息,為什麼換個語言,難度就立刻增加十倍、百倍?或許你直覺就會歸咎於自己「英文不好」,但是在你打算惡補文法、狂背單字之前,不妨先試試一個快速有效的方法,解決這個難題:參考範本,複製貼上。

首先,你或許已經免費線上學英文單字有一點英文e-mail的基礎了,因為開頭稱Dear或結尾語用Best Regards,你可能早就這樣用了。日本商務英語教學公司integral element總經理井上由美子表示,英文e-mail的開頭和結尾部分,某種程度上都已經是慣用的句型了,只要把這些句型記熟,寫出來的信就不會太離譜。

其次,e-mail強調的是「溝通」,而非「文法的正確性」,所以主旨和內容力求簡潔易懂就好。一般常說,英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個英文字:K.I.S.S.(Keep it short and simple),就是簡單簡短之意。

簡短的標準是什麼?日本《Associé》雜誌2014年4月號以「絕對派得上用場的英文」為題,訪問了常寫英文e-mail的經理人。一是在英特爾(Intel)工作的平井友和。他在海外工作長達10年,常和各種國籍的同事、客戶e-mail往返,培養出一套獨門的e-mail寫作技巧:如果想要對方讀信,最好的方法就是把一封信拆成好幾封,「短到一封信只講一件事。」

平井與許多外籍工程師合免費線上學英文單字作,他觀察,許多人常把冗長信件留到一天的最後才讀,很短的信才會馬上讀。甚至有些人只讀最前面兩、三行,後面太長就不讀了。專門協助海外企業在日本行銷的森內創則表示,英文e-mail的重點,就是明確傳達內容。他把e-mail劃分為3類:詢問(ask)、請託(request)和提案(proposal),e-mail的主旨也以此開頭,讓收信者知道這封信的目的,和需要收信者做出什麼行動。

雖然開頭和結尾不難,中間也不需要長篇大論,但是我們在寫英文e-mail時,仍不時感覺「卡卡的」、不確定這樣說是否正確、難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此,寫英文e-mail,就算是簡單的內容,也要花上一免費線上學英文單字番功夫構思。

調查公司Radicati的研究預估,2015年,每人每天平均將收發125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結構,回覆英文e-mail更有效率,試想能省下多少時間?

接下來將列舉出職場上最常見13個英文e-mail情境,包括人事異動、報價詢價、詢問出貨進度、向客戶請款等,提供實用的商務文書開頭和結尾語,加上簡潔達意的正文與通用的替換句型,讓你面對各種情境,都能三行寫好英文e-mail。

1. 簡潔扼要:

避免長篇大論,明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方,只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹,以後則注意禮貌即可。剛開始,用字可以比較正式,以感謝對方開頭(Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣),恭敬的語氣結尾(Please don't hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫),之後再配合對方的用字遣詞,調整自己的語調。

2. 署名附上聯絡資訊:

簡單為上,只要附上免費線上學英文單字自己的姓名、公司名稱(單位或部門)及電話就夠了。

3. 收件人稱謂可正式、可輕鬆:

如果是客戶寫信給服務或商品窗口,可用輕鬆的稱謂(Hi Joanne);如果是寫信給客戶,就要稍微正式一些,改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.(先生)或Ms.(小姐)等稱謂。

4. 標題明確:

避免主旨語焉不詳,比如your order或information,都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的,讓收件人看到標題,就猜得到內容。

5. 條列複雜說明:

同時提出好幾個問題,或說明採購項目時,可用條列分項說明。若對方以條列方式來信,也要以條列方式回信。

6. 考量收信者的時區:

設定寄信時間,最好選在收件人上班時間的中午前寄到,提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣,有急事的時候,晚上9點到11點也是寄信的好時機。

7. 寄出前再檢查一次:

寄出之前,請再檢查一免費線上學英文單字次內容,包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎?因為對方可能會以你的文筆,來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時,對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你,絕不能敷衍了事。

8. 說明附檔內容:

為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件,若有附檔,務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時,可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。








👤金燕
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日本流行語大賞入圍名單公布
中央社中央社 – 2014年11月20日 上午11:31

(中央社記者黃鈺嵐20日電)日本年度盛事「流行語大賞」入圍名單出爐,風靡台日的少女漫畫用語「壁咚」與出自迪士尼動畫冰雪女王的「Let it go」等都入選,12月1日公布票選結果。

2008年以來的流行語大賞,包含「Around 40」、「大和撫子」、「接接接」等,許多都與女性相關,2014年日本流行語大賞入圍名單中則出現更多女性相關議題的入圍語句。

全球知名的迪士尼動畫冰雪女王中的著名角色歌曲「Let it go」,還有形容日本少女漫畫中常見男方將女方狠狠壓向牆面、讓女生臉紅心跳這類夢幻戀愛場景的「壁咚」,都是台灣年輕族群也熟知的用語。

今年因演員綾瀨遙主演日劇「今天不上班」一炮而紅的「彆扭女」則是形容對自己的女性魅力缺乏自信,不擅撒嬌示弱裝可愛且與社會有點脫節,又常常為此煩惱不已的女性,已是連續第二年入圍。

同樣出自日劇的還有「Mounting」,原指動物間為宣示地位、權威的騎乘動作,在日劇「First Class」中被衍伸為評斷女性階級的用詞。

除熱門影劇外,今年還有許多反映日本社會現象的用語,如強調女性力量的「光輝女性」,以及描述女性因懷孕生產而在職場遭受不平等待遇的「MotherHarassment」日文略語,還有日本女教授竹信三惠子針對社會對家務勞動者的輕視而自創的新語「家事 Hara」(Hara為英文Harassment略語)等,都點出當前社會狀況。

其他還有專門指稱死忠日本職棒廣島球迷的「鯉魚女」,致命性傳染病「伊波拉病毒出血熱」、台灣南部疫情嚴峻的「登革熱」、日本職業網球好手錦織圭的一句「已經沒有贏不了的對手」等,五花八門的入選內容讓人眼花撩亂。

日本「新語.流行語大賞」由自由國民社在每年年末定期舉辦,從當年度熱門影劇、時事等各領域精選反映當年日本社會現象且引起話題的年度大賞及前10名用語,頒發獎座給獲選用語的相關人物或團體。2014年預定於12月1日公布最終票選結果,讓台灣哈日族也引頸期盼。終結職場鬼話 這樣撂英文才Professional
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終結職場鬼話 這樣撂英文才Professional

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終結職場鬼話 這樣撂英文才Professional
作者:張詠晴 2015-08-25 Web Only
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網路上的一句話大賽正夯,先前網友在「一句職場鬼話大賽」寫下愛撂英文主管的台詞,其他網友心有戚戚焉,拍案叫絕。其實,撂英文沒什麼不好,但是,與其把一些明明中文就可以傳達清楚的名詞或動詞硬換成英文,《Inc.》雜誌整理15個職場慣用語,包你真正聽起來更Professional。

不論你是要準備面試,或希望爭取晉升,《Inc.》雜誌教你聰明撂英文,不管你是上班族或服務業,以下15個慣用語能讓你聽起來更專業。

一、Let's touch base.
把某一件事的情況告訴有關的人。這句話本身帶有模糊意含,可以讓對方決定你是要透過電子郵件、電話或是親自溝通。

二、Our state-of-the-art technology.
我們的頂級技術。不管你的業務是什麼,如果你希望展現創新和獨一無二,state of the art都足以展現出你的高人一等。

三、I appreciate your attention to this matter.
感謝你重視這個問題。Thank you聽起來了無新意又敷衍。I appreciate your attention to this matter.聽起來就溫暖多了。當然,這個慣用語對日常對話來說也許太正式了,但這是寫email的完美結尾。

四、Should you have questions, please feel free to contact me.
有任何問題,請在任何時候與我聯絡。用這句話為對話或email結尾,能保持後續持續交換意見的可能性。

五、I look forward to hearing from you soon.
期待不久後聽到你的回應。不論是聯絡主管,或邀請同事一起腦力激盪,這都是最佳的結尾方式。

六、Once I complete my current task, I'll be happy to take a look at that.
我完成手上的工作後,我會很願意來看看那件事。當你被指派的工作還沒做完,又有新的事要堆上來,直接說「我很busy耶」,會讓你聽來是個難相處的人。用上面這個說法取代,或許可以為自己爭取多一點時間,完成手上的工作。

七、At your earliest convenience.
請你一方便時……。當你請某人回覆或挪出時間幫個忙,一定要展現你很尊重對方,且不想打亂對方既定的行程。這短短4個字,展現你不希望對方因為你,耽擱了自己原本的事。

八、I understand.
短短兩個字,道盡服務業和客服人員對顧客的難題和處境感同身受。這也可以用在任何的商務互動,特別是在另一方表示不滿的時候。

九、Let me look into that.
讓我查查看。你不該再說I don't know,下次再有人提出問題,你該說Let me look into that,給自己更多時間,充分準備清楚地回答問題。

十、This is a great opportunity.
這是個好機會。當你提出自己的點子、提案或產品時,重要的是向他人提出,它所蘊含的機會,以及它可以改變什麼事。

十一、Get the ball rolling.
開始著手進行囉!Get the ball rolling.在商業界已取代Let's get started,成為宣佈正式展開行動的熱門用語。這種說法更具象,更能激勵人心。

十二、It's a win-win.
這是雙贏。你應該把任何情況扭轉為人人都能受益,尋找雙贏策略,然後向同事、朋友和潛在客戶竭力推銷。

十三、At the end of the day.
最終。通常你會用At the end of the day.,帶出鐵錚錚的事實、問題的癥結點。這種用法在銷售和業務會議上非常受歡迎。

十四、We'll need to manage expectations.
我們需要做期望管理。專業人員必須控制許多因素,特別是顧客反應。期望管理可用來避免在產品研發過程中,產生溝通不良的情況。

十五、Move the needle.
產生顯著影響。這個銷售和行銷上常用的詞彙,可以充分展現你將心力投注可以發揮最大影響力的事物上。

在職場上,你不盡然要有多聲道語言優勢,甚至像個語言學專家。就算學會上面的職場專業詞彙,也不用拚命把它們硬塞在你的每日對話中,適時用上幾句,都會比職場鬼話大賽一位網友投稿的內容「我們務必要focus在老闆care的point」專業許多。




當外國人問你"How are you doing?",為何不該回答"I am fine."?
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當外國人問你

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當外國人問你"How are you doing?",為何不該回答"I am fine."?
作者:VoiceTube看影片學英語 2015-06-30 Web Only
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人際相處是人生中很重要的一課,而打招呼更是一門學問。小時候我們學英文,絕對已經被訓練到聽到別人問 “How are you?",就會反射性的回答 “I am fine, thank you. And you?",對吧?但你知道在國外,其實還有更適切的回應方法嗎?

回答 “I am fine.”,哪裡不對啦?

事實上,當別人問候你過得如何,如果你要回答 “I am fine.",其實也沒什麼不對。

但是今天要來釐清的觀念是,"I am fine" 這個回答在外國人心裡可跟我們接受的英語教育有意思上的不同,它並不代表我過得很好,而是一種差強人意的說法,就像在說「嗯⋯是還可以啦」一樣。

所以說,如果你實際到了國外,如果生活真的不是太糟的話,其實很少人會用 “I am fine" 回答別人的問候。
那麼,該怎麼回答比較好呢?

一般比較常見的回答,你可以說:"I am doing well."

或者你覺得哇,我的生活美滿,幸福的不得了,那你就可以說 “I am doing wonderful",給人一種更有精力的感覺。
更簡單的回法,也可以直接說:"Great!"

這樣的回應是不是聽起來比 “I am fine" 活潑多了呢?

其他生活常見問候語

What’s up?
How is it going?
What have you been up to?
What’s going on?

這些都是一般口語上常用來問候別人的說法。

比較特別的還有:

How’s tricks?
Howdy!
How’s life treating you?
What’s new?
What’s cooking?

生活平平的回應方式

啊如果你的生活最近過得普普,想表達馬馬虎虎啦,該怎麼說呢?

Just so-so.
I get by.
As usual.
Nothing special.
Same shit, different day.
Surviving.




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網路上的一句話大賽正夯,先前網友在「一句職場鬼話大賽」寫下愛撂英文主管的台詞,其他網友心有戚戚焉,拍案叫絕。其實,撂英文沒什麼不好,但是,與其把一些明明中文就可以傳達清楚的名詞或動詞硬換成英文,《Inc.》雜誌整理15個職場慣用語,包你真正聽起來更Professional。

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當外國人問你"How are you doing?",為何不該回答"I am fine."?
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人際相處是人生中很重要的一課,而打招呼更是一門學問。小時候我們學英文,絕對已經被訓練到聽到別人問 “How are you?",就會反射性的回答 “I am fine, thank you. And you?",對吧?但你知道在國外,其實還有更適切的回應方法嗎?

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所以說,如果你實際到了國外,如果生活真的不是太糟的話,其實很少人會用 “I am fine" 回答別人的問候。
那麼,該怎麼回答比較好呢?

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更簡單的回法,也可以直接說:"Great!"

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What’s up?
How is it going?
What have you been up to?
What’s going on?

這些都是一般口語上常用來問候別人的說法。

比較特別的還有:

How’s tricks?
Howdy!
How’s life treating you?
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啊如果你的生活最近過得普普,想表達馬馬虎虎啦,該怎麼說呢?

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